Будь-яка організація, що починає свою роботу або що переїздить в новий офіс так чи інакше стикається з проблемою вибору МІНІ-АТС, оскільки установка системи телефонного зв'язку є одним з перших і основних завдань по організації роботи в офісі. Від того, наскільки правильно вибрана, встановлена і запрограмована міні АТС во-многом залежатиме робота співробітників, якість обслуговування клієнтів, оперативність отримання інформації і багато інших процесів в житті колективу компанії. Тому процесу вибору конкретної моделі необхідно приділити чималу увагу.
Тут ми спробуємо дати декілька рад для того, які можливо допоможуть небагато спростити це завдання.
1. Спочатку необхідно визначити потрібну конфігурацію Вашої МІНІ-АТС. Для цього треба знати яку кількість міських і внутрішніх ліній буде підключено до АТС. До числа міських ліній повинні входити все наявні сполучні лінії з міською АТС (аналогові міські лінії, цифрові потоки і т.д. ), а кількість внутрішніх ліній - це кількість внутрішніх телефонів, необхідних співробітникам і кількість додаткових апаратів загального користування - факси, радіотелефони, автовідповідачі і т.д. ). На цьому етапі важливо правильно визначити кількість системних телефонів, тобто спеціальних цифрових апаратів з клавішами індикації міських і внутрішніх ліній.
Зазвичай такі апарати встановлюють керівникам, секретареві і іншим співробітникам, яким потрібно забезпечити максимальні зручності роботи з телефонним апаратом. Проте це буде лише необхідна на даний момент місткість, купувати АТС виходячи тільки з цих цифр не можна. Треба передбачити можливе розширення цієї місткості в майбутньому - збільшення міських ліній, кількості співробітників, поява нових приміщень, де буде потрібна установка додаткових телефонних апаратів і т.д. Визначившись з цими параметрами можна приступати до вибору конкретної моделі.
2. Як правило, всі провідні виробники мають в своїй лінійці повний спектр АТС на будь-яку необхідну місткість, тому необхідно відібрати декілька різних моделей, визначивши таким чином круг потенційно відповідних систем. Подальший вибір відбуватиметься виходячи з тих завдань, які повинна вирішувати Ваша МІНІ-АТС. Важливо розуміти, що практично будь-яка сучасна МІНІ-АТС має певний набір стандартних функцій.
Тому якщо специфічних вимог до роботи станції немає і достатньо простих речей типу перекладу дзвінка, розподіли зовнішніх викликів і організації доступу внутрішніх абонентів до зовнішніх ліній при витікаючих дзвінках, то вирішальними чинниками можуть виявитися особисті переваги до виробника, рекомендації друзів або колег, ціновий чинник або навіть випадковий вибір постачальника.
Якщо ж треба реалізувати певні нестандартні можливості, такі як складні алгоритми прийому і обробки дзвінків, багатобічні конференції, розширений голосовий сервіс або автоматичний запис всіх телефонних розмов, то краще порадитися з фахівцями і попросити підібрати декілька варіантів рішення Вашої задачі. Тут краще звернеться в компанії, що займаються установкою і обслуговуванням АТС і що має в своєму штаті авторизованих фахівців, що пройшли навчання у виробників, тому що рішення багатьох задач вимагає нестандартного підходу, додаткового устаткування, нарешті просто знань і досвіду.
Обов'язково вимагайте гарантій виконання саме тих функцій, які Вам потрібні, оскільки тому що їх реалізація допоможе Вам використовувати МІНІ-АТС з максимальною ефективністю.
3. Визначившись з конкретними моделями можна починати пошук постачальника устаткування. На сьогоднішній день пропозицій по постачаннях МІНІ-АТС практично всіх найменувань досить багато, тому вибір можна проводити виходячи з умов, пропонованих різними компаніями. У багатьох випадках головним і єдиним показником є ціна устаткування. Безумовно, це важливий чинник, який обов'язково треба приймати до уваги. Проте на додаток до цього необхідно враховувати і ряд інших міркувань. Низька ціна на устаткування не завжди є кращим вибором, т. до не завжди спричиняє за собою якість послуг, що надаються.
Не секрет, що будь-яка комерційна компанія повинна отримувати прибуток, з якого проводиться оплата оренди приміщення, заробітної плати співробітників і інших витрат. Тому компанії, встановлюючі дуже низькі ціни на устаткування, як правило не мають можливості містити хороших фахівців як серед менеджерів, так і серед інженерного складу, відповідно вірогідність отримання консультацій і технічної підтримки після покупки устаткування в цих компаніях украй низька. Крім того, навряд чи фахівці таких компаній зможуть якісно провести монтаж і настройку всіх функцій Вашою АТС, тому що приїхавши до Вас, вони вже поспішають до наступного клієнта.
У будь-якому випадку необхідно спробувати оцінити вартість всього комплексу робіт по установці МІНІ-АТС, включаючи її подальше сервісне обслуговування. Необхідно також уточнити терміни гарантійного обслуговування, оперативність виїзду фахівця для усунення несправності, можливість отримання підміни на термін ремонту у разі виходу з ладу основного устаткування АТС і т.д. При обліку всіх цих параметрів картина може діаметрально змінитися.
4. До покупки АТС необхідно визначитися з тим, хто її встановлюватиме. Більшість сучасних міні АТС мають в комплекті всі необхідні описи, інструкції і програми для самостійної установки. Тому при бажанні розібратися у всіх тонкощах і провести процес настройки МІНІ-АТС самостійно цілком реально. Проте все-таки рекомендується доручити цей процес фахівцеві тієї компанії, в якій Ви плануєте набувати устаткування. Вартість послуг з програмування АТС в даний час не так велика, а натомість Ви отримуєте ряд переваг, яких не буде при самостійній установці.
По-перше, багато компаній роблять знижку (і деколи вельми істотну) на устаткування при замовленні його установки, так що остаточна вартість комплекту збільшується на зовсім невелику суму. По-друге, багато виробників дають розширену гарантію на залізо за умови установки авторизованими фахівцями. Наприклад, в нашій компанії на всі АТС Panasonic, Samsung і LG, встановлені нашими інженерами надається гарантія 3 року (без установки - стандартна річна гарантія). Ну і по-третє Ви отримуєте правильно змонтовану повністю настроєну за вашим технічним завданням систему і подальше її обслуговування протягом всього терміну служби.
Отже є привід задуматися - а чи варто економити на установці устаткування, яке забезпечуватиме Вас зв'язком довгі роки?.
5. Визначившись з моделлю АТС і її постачальником необхідно зрозуміти, яке додаткове устаткування може потрібно для нормальної роботи. Як внутрішні телефони для будь-яких сучасних МІНІ-АТС можна використовувати будь-які телефонні апарати, радіотелефони, факси і т.д., бажано лише наявність кнопки Flash. Виняток становлять системні телефони - кожен виробник випускає свої моделі, які не сумісні з системними телефонами інших виробників. Крім того, може знадобитися кросове устаткування, кабелі резервного живлення, акумулятори, різне зовнішнє устаткування, відбійники і т.д.
Як правило компанії, що професійно займають постачанням і установкою МІНІ-АТС мають у продажу практично весь спектр додаткового устаткування і купувати його краще відразу разом із станцією, оскільки в цьому випадку Ви отримуєте гарантію його якості, сумісності і правильної установки.
Всі вищеперелічені ради є результатом накопиченого досвіду фахівцями нашої компанії за багато років роботи на ринку телефонії і систем зв'язку. Ми будемо ради, якщо вони чимось допоможуть Вам при виборі МІНІ-АТС. Якщо ж після прочитання цієї інформації у Вас залишилися які-небудь питання, ми будемо ради на них відповісти.

Джерело: www-us.elvis.com.ua